管理員訂單管理操作指南
概述
本指南說明管理員如何使用訂單管理系統進行訂單狀態管理，包括單一訂單操作和批量處理。
訂單狀態說明
狀態流程圖
訂單建立 → 待處理 → 已確認 → 已付款 → 處理中 → 已出貨 → 已送達 → 已完成
↓ ↓ ↓ ↓ ↓
已取消 ← 已取消 ← 已取消 ← 已取消 ← 已取消
↓
已退款各狀態詳細說明
| 狀態 | 說明 | 下個步驟 | 注意事項 |
|---|---|---|---|
| 待處理 | 訂單已建立，等待確認 | 確認訂單 / 取消訂單 | 可直接取消，不影響庫存 |
| 已確認 | 訂單已確認，等待付款 | 標記付款 / 取消訂單 | 取消時需考慮退款 |
| 已付款 | 付款完成，準備處理 | 開始處理 / 取消訂單 | 取消時需安排退款 |
| 處理中 | 正在準備商品 | 標記出貨 / 取消訂單 | 準備包裝和物流 |
| 已出貨 | 商品已發送 | 確認送達 | 需要物流追蹤號碼 |
| 已送達 | 商品已送達客戶 | 完成訂單 | 等待客戶確認 |
| 已完成 | 交易完成 | 無 | 最終狀態 |
| 已取消 | 訂單已取消 | 處理退款 | 庫存已釋放 |
| 已退款 | 退款已完成 | 無 | 最終狀態 |
單一訂單操作
1. 查看訂單列表
- 進入訂單管理頁面
- 使用狀態篩選器找到特定狀態的訂單
- 使用搜尋功能查找特定訂單
2. 變更訂單狀態
操作步驟
- 在訂單列表中找到目標訂單
- 點擊該訂單列的「操作」按鈕（三個點圖示）
- 選擇「設定狀態」
- 系統會顯示當前狀態的有效下個步驟
- 選擇目標狀態
- 在確認對話框中檢查轉換詳情
- 如需要，填寫額外資訊（如物流單號）
- 點擊「確認變更」
狀態轉換說明
待處理 → 已確認
- 目的：確認此訂單，標示為已確認狀態
- 後果：可進行後續付款處理
- 注意：確認後較難取消
已確認 → 已付款
- 目的：標記此訂單為已付款
- 後果：系統將自動處理付款記錄
- 注意：需確保實際已收到款項
已付款 → 處理中
- 目的：開始處理此訂單，準備商品和包裝
- 後果：進入商品準備階段
- 注意：檢查庫存是否充足
處理中 → 已出貨
- 目的：標記商品已出貨
- 必填：物流追蹤號碼
- 後果：客戶可開始追蹤商品
- 注意：確保商品已實際寄出
已出貨 → 已送達
- 目的：確認商品已送達客戶
- 後果：等待客戶確認收貨
- 注意：可能需要客戶確認
已送達 → 已完成
- 目的：完成此筆交易
- 後果：訂單進入最終完成狀態
- 注意：通常在客戶確認後執行
3. 取消訂單
不同狀態下的取消處理
待處理狀態取消
- 直接取消，不影響庫存
- 無需退款處理
已確認狀態取消
- 釋放預留庫存
- 如有預付款需安排退款
已付款狀態取消
- 需要安排全額退款
- 系統會標記為需要退款
處理中狀態取消
- 停止商品準備
- 安排退款並釋放庫存
取消操作步驟
- 選擇「已取消」狀態
- 系統會顯示取消警告訊息
- 確認取消原因和後果
- 點擊「確認取消」
- 如需要，後續處理退款
批量操作
1. 選擇多筆訂單
- 在訂單列表中使用核取方塊選擇多筆訂單
- 表頭會顯示批量操作按鈕
- 所選訂單數量會顯示在按鈕上
2. 批量狀態變更
操作步驟
- 選擇要操作的多筆訂單
- 點擊表頭的批量操作按鈕
- 選擇「設定狀態」
- 選擇目標狀態
- 系統會分析所有選中的訂單：
- 可執行：符合轉換規則的訂單
- 無法執行：不符合轉換規則的訂單
- 檢查分析結果和統計資料
- 確認批量變更
批量分析結果
系統會顯示：
- 統計摘要：可執行、無法執行、總計數量
- 狀態分布：當前狀態的訂單分布情況
- 無法執行詳情：列出無法執行的訂單和原因
注意事項
- 只有符合轉換規則的訂單會被執行
- 無法執行的訂單會保持原狀態
- 批量操作前會顯示詳細的預覽報告
錯誤處理
常見錯誤情況
1. 無效的狀態轉換
錯誤訊息：「無效的狀態轉換：從 [當前狀態] 到 [目標狀態]」 解決方法：
- 檢查狀態轉換流程圖
- 選擇正確的下個步驟
- 如有疑問，聯絡系統管理員
2. 缺少必填欄位
錯誤訊息：「缺少必填欄位：[欄位名稱]」 解決方法：
- 填寫所需的資訊（如物流單號）
- 確保資訊正確無誤
- 重新提交轉換
3. 業務規則限制
錯誤訊息：「Cannot mark as paid without completed payment」 解決方法：
- 檢查是否有對應的付款記錄
- 確認付款已實際完成
- 聯絡財務部門確認
操作建議
1. 訂單處理最佳實務
- 確認前仔細檢查：訂單內容、客戶資訊、商品庫存
- 及時更新狀態：避免狀態與實際情況不符
- 記錄重要資訊：如物流單號、特殊處理需求
- 定期檢查進度：避免訂單在某個狀態停留過久
2. 批量操作注意事項
- 小批量測試：首次使用時先選擇少量訂單測試
- 仔細檢查結果：確認分析報告的合理性
- 分類處理：相同狀態的訂單一起處理效率更高
- 錯誤處理：對無法執行的訂單單獨處理
3. 異常情況處理
- 系統錯誤：刷新頁面後重試，如持續發生請聯絡技術支援
- 狀態不同步：檢查網路連線，必要時重新載入訂單資料
- 權限問題：確認帳號有足夠的操作權限
快捷鍵和操作技巧
鍵盤快捷鍵
Ctrl/Cmd + A：全選當前頁面的訂單Esc：關閉對話框Enter：在對話框中確認操作
操作技巧
- 快速篩選：使用狀態篩選器快速找到特定狀態的訂單
- 狀態排序：點擊狀態欄位標題按狀態排序
- 批量選擇：按住 Shift 鍵點擊可選擇範圍內的訂單
- 搜尋功能：使用訂單編號或客戶資訊快速定位
常見問題 (FAQ)
Q: 為什麼某些狀態選項是灰色的？
A: 灰色的選項表示從當前狀態無法直接轉換到該狀態。請按照正常的業務流程逐步轉換。
Q: 批量操作時為什麼有些訂單無法執行？
A: 通常是因為這些訂單的當前狀態不符合轉換規則。請檢查「無法執行詳情」中的具體原因。
Q: 如何撤銷錯誤的狀態變更？
A: 大多數狀態變更無法直接撤銷。請根據實際情況選擇適當的下個狀態，或聯絡系統管理員。
Q: 為什麼標記為「已出貨」時需要物流單號？
A: 物流單號是客戶追蹤商品的重要資訊，系統要求必須填寫以確保服務品質。
Q: 可以跳過某些狀態直接到最終狀態嗎？
A: 為了確保業務流程的完整性，系統要求按順序執行狀態轉換。特殊情況請聯絡主管處理。
如有其他問題或需要額外支援，請聯絡系統管理員或技術支援團隊。